Agenzia CRM a Bergamo. Il software è la parte facile.
Dati commerciali:
Agenzia CRM Bergamo:
quando serve davvero
Non tutte le aziende hanno bisogno di un sistema di gestione clienti, e conviene verificarlo prima di spendere.
Serve quando i segnali sono questi: le informazioni sui clienti stanno in agende personali e se ne va una persona se ne va anche il suo portafoglio; nessuno sa dire quante trattative sono aperte e a che punto; si scopre di aver perso un cliente solo quando smette di ordinare; due persone contattano lo stesso cliente senza saperlo.
Non serve, o serve molto meno, quando i clienti sono pochi e stabili, quando le vendite sono ricorrenti e gestite dall’amministrazione, quando chi vende è una persona sola che ha tutto sotto controllo.
In quei casi un CRM a Bergamo aggiunge lavoro senza togliere problemi.
Preferiamo dirlo prima. Un sistema che nessuno usa è un costo che resta.
Cosa risolve un CRM:
quattro problemi concreti
Al netto delle promesse, i problemi che un sistema di gestione clienti risolve davvero sono questi.
Le informazioni sparse. Cosa è stato detto a quel cliente, che sconto ha avuto, perché l’anno scorso non ha ordinato. Oggi sta nella testa di qualcuno, e se quel qualcuno va via sparisce.
Le trattative invisibili. Quante ne sono aperte, per quanto, da quanto tempo ferme. Senza, la previsione di vendita è un’opinione.
I contatti persi. Richieste dal sito, biglietti da visita raccolti in fiera, telefonate. Senza un punto di raccolta, una parte non viene richiamata.
L’origine dei clienti. Da dove arrivano quelli che chiudono davvero. È il dato che dice se il marketing rende.
Se nessuno di questi quattro è un vostro problema, non vi serve un CRM.
I dati da portare dentro:
la parte che sorprende
Ogni progetto incontra lo stesso ostacolo: i dati che ci sono già sono sporchi.
Chi ha pochi clienti che valgono molto ha bisogni opposti a chi ne ha tanti piccoli, e a Bergamo ci sono entrambi.
Nel bergamasco meccanica, tessile, chimica e gomma-plastica formano una filiera che lavora molto per conto terzi. Aziende tecniche, spesso poco conosciute fuori dal loro settore, con un enorme margine da guadagnare sulla riconoscibilità.
Sulle comunicazioni automatiche verso i contatti c’è una pagina a parte: marketing automation a Bergamo.
Anagrafiche doppie, aziende scritte in tre modi diversi, contatti di persone che non lavorano più lì, indirizzi vecchi, campi riempiti a caso. È normale, succede in tutte le aziende, e va affrontato prima di importare.
Importare dati sporchi significa partire con un sistema di cui nessuno si fida, e la fiducia non si recupera facilmente.
Il lavoro consiste nel decidere quali dati servono davvero, unire i doppioni, correggere quello che si può e buttare il resto. È noioso e si fa una volta sola.
Si comincia sempre dai clienti attivi, che sono pochi. Lo storico si porta dentro dopo, se serve.
Il team:
Continuità:
il CRM si assesta nel primo anno
Il momento critico non è l’avvio: sono i tre mesi successivi, quando le persone cominciano a usarlo davvero e saltano fuori le cose che non tornano.
Un campo che nessuno compila, un passaggio che nella realtà avviene in un altro ordine, un rapporto che serviva e non c’è. Se in quel momento non c’è nessuno che corregge in fretta, le persone smettono.
Per questo teniamo un affiancamento ravvicinato nei primi mesi, con interventi rapidi invece che un piano di manutenzione a scadenze.
Siamo oltre quaranta persone in un unico studio a Sarezzo, vicino a Brescia, e operiamo su Bergamo come nel resto d’Italia.
Il progetto si giudica a un anno: quante trattative sono nel sistema rispetto a quante ne sono state fatte.
Il preventivo:
a fasi, e la prima è corta
Dividiamo sempre in tre parti, perché permette di fermarsi se qualcosa non convince.
Analisi. Poche settimane: si capisce come si vende oggi, quali dati esistono e in che stato sono, cosa serve davvero. Ne esce un documento con il percorso commerciale disegnato e la scelta motivata del sistema. È vostro comunque.
Avvio. Configurazione dell’essenziale, pulizia e importazione, primi collegamenti, formazione a un gruppo ristretto.
Estensione. Il resto delle funzioni, le automazioni, i rapporti, man mano che servono davvero.
Molte cose che in analisi sembravano indispensabili, dopo l’avvio non le chiede più nessuno. Costruirle subito è denaro buttato.
Chi vende solo licenze salta la prima fase, che è quella che fa funzionare il resto.
Ci sono due voci e vanno guardate insieme, perché prese da sole ingannano.
Le licenze si pagano per utente al mese: è una spesa prevedibile che cresce con il numero di persone. Conviene proiettarla a tre anni considerando quanto crescerete, perché alcuni sistemi convenienti all’inizio diventano costosi quando gli utenti raddoppiano.
Il progetto comprende analisi, configurazione, pulizia e importazione dei dati, collegamenti con i sistemi che avete già, formazione e affiancamento. È una spesa iniziale che nella maggior parte dei casi supera le licenze del primo anno.
Comprare solo le licenze e configurare da soli è possibile, e funziona nelle aziende piccole con una persona motivata che ci dedichi tempo. Nelle altre produce il risultato più comune: un sistema pagato e non usato.
Spesso sì, e costa meno di cambiarlo.
Guardiamo prima cosa succede: quali campi vengono compilati e quali no, quante trattative sono registrate rispetto a quelle reali, cosa fanno le persone quando devono cercare un’informazione su un cliente.
Le correzioni più frequenti sono semplici: togliere campi obbligatori che nessuno compila, semplificare gli stati delle trattative, collegare la posta così che le conversazioni si archivino da sole, far entrare le richieste dal sito senza inserimento manuale.
In molti casi il sistema va bene ed è la configurazione a essere sbagliata: costruita su come si pensava di vendere invece che su come si vende.
Cambiare programma senza aver capito perché il primo è stato abbandonato porta a ripetere lo stesso errore con un costo in più.
Sì, ed è uno dei collegamenti che rende di più.
Portare accanto all’anagrafica del cliente gli ordini, il fatturato e le scadenze serve a chi vende: prima di chiamare un cliente si sa cosa ha comprato, quanto ha speso e se ha pagato. Sono informazioni che oggi richiedono di chiedere all’amministrazione.
La complessità dipende dal gestionale. Per quelli diffusi esistono modi standard di scambiare dati. Per sistemi personalizzati o datati serve un lavoro su misura, e a volte conviene limitarsi a portare poche informazioni essenziali invece di collegare tutto.
Di solito il flusso è in una direzione sola: dal gestionale al CRM. Far tornare indietro gli ordini è possibile ma va valutato, perché tocca processi amministrativi delicati.
Sì, ed è uno dei primi collegamenti che facciamo perché costa poco e si nota subito.
Ogni modulo compilato sul sito genera un contatto nel sistema, assegnato a qualcuno secondo regole che decidete voi, con registrata l’origine: da quale pagina arrivava, da quale campagna, con quale ricerca.
Il vantaggio immediato è che nessuna richiesta si perde in una casella di posta condivisa che nessuno controlla. Il vantaggio più grande arriva dopo: sapere quali contatti diventano clienti e da dove erano arrivati.
È il dato che rende misurabile il marketing. Senza, si giudicano le campagne sul numero di contatti, che è il numero sbagliato.
Vanno puliti prima di importarli, e questa è la parte che sorprende sempre.
In ogni azienda i dati esistenti hanno gli stessi problemi: anagrafiche doppie, aziende scritte in modi diversi, contatti di persone che non lavorano più lì, campi riempiti a caso anni fa.
Importarli così com’è significa partire con un sistema di cui nessuno si fida, e la sfiducia iniziale è difficile da recuperare.
Il lavoro consiste nel decidere cosa serve davvero, unire i doppioni, correggere il correggibile e lasciare fuori il resto. Si comincia dai clienti attivi, che sono sempre molti meno di quanti si pensa. Lo storico completo si può portare dentro dopo, se ha un uso.
Sito:
I moduli generano contatti automaticamente, con l’origine registrata. Primo collegamento da fare: costa poco e si nota.
Gestionale:
Ordini, fatturato e scadenze accanto all’anagrafica. Chi vende sa con chi sta parlando prima di chiamare.
Posta:
Le conversazioni si archiviano da sole. Ogni cosa che si evita di copiare a mano è un motivo in meno per abbandonare.
Campi:
Il minimo indispensabile. Ogni campo obbligatorio in più è un motivo per non aggiornare la scheda.
Avvio:
Prima poche persone, poi tutti. Partire con tutto acceso il primo giorno fa scappare la rete commerciale.
Adozione:
Si ottiene togliendo attrito, non con la formazione. E coinvolgendo chi vende nelle scelte, non solo chi firma.
Se non sai dire quante trattative sono aperte in questo momento, quello è il punto di partenza. La prima conversazione serve a capire quanto lavoro c’è.
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